Jakie są wymaganie formalne związane z organizacją posiedzeń zarządu spółki k.s.h.? Jaki jest aktualny stan prawny?
W odpowiedzi na pandemię uchwalono ustawę umożliwiającą odbywanie zgromadzeń akcjonariuszy w formie wideokonferencji. Rozwiązanie to sprawdziło się nie tylko w tym okresie, ale na stałe wpisało się w praktyki spółek kapitałowych! Z jakimi kwalifikacjami trzeba się liczyć, aby uzyskać takie pozwolenia zarówno od organów statutowych, jak i technicznych, zanim będzie można przeprowadzić doroczne walne zgromadzenie za pomocą środków komunikacji na odległość?
Nastąpiło wiele zmian w sposobie prowadzenia działalności przez wspólników. Obecnie mają oni możliwość odbywania zgromadzeń i podejmowania uchwał za pomocą środków komunikacji na odległość, co może prowadzić do bardziej efektywnych sposobów podejmowania decyzji przy mniejszej ilości podróży!
Wymogi prawne dotyczące zdalnych zgromadzeń akcjonariuszy są zbliżone do tych, które dotyczą zgromadzeń zarządu. Podobnie jak w przypadku posiedzeń zarządu, zgromadzenia akcjonariuszy lub wspólników mogą odbywać się zdalnie, pod warunkiem, że w umowie podmiotu nie ma zapisu eliminującego taki sposób obradowania. W spółkach akcyjnych prawo do zgromadzenia zdalnego jest dozwolone na takich samych zasadach z tym, że przed pierwszymi obradami rada nadzorcza jest zobowiązana do uchwalenia regulaminu posiedzeń zdalnych.
Inne wymogi wynikające z kodeksu spółek handlowych, które dotyczą zagadnienia zdalnych zgromadzeń i obrad, nie różnią się od tych, które honorowane były w przeszłości. Należy przyjąć, że zasady podejmowania uchwał, wymóg zawiadomienia zainteresowanych o obradach, a także same zasady głosowania jawnego bądź tajnego nie ulegają zmianie.
Jedyną istotną zmianą jest możliwość przeprowadzania zamkniętych sesji w formie wideokonferencji, co wcześniej nie było możliwe.
Zdalne posiedzenia zarządu spółki kapitałowej – wymogi techniczne.
Wymagania techniczne dotyczące przeprowadzenia zdalnego zgromadzenia akcjonariuszy są wyższe niż wymagania dotyczące przeprowadzenia posiedzenia zarządu. Podczas zgromadzenia akcjonariuszy wszyscy akcjonariusze muszą mieć możliwość uczestniczenia w dyskusji i głosowania nad uchwałami, co nie zawsze jest możliwe przy wykorzystaniu wyłącznie technologii wideokonferencyjnej. Dlatego często konieczne jest połączenie wideokonferencji z innymi funkcjami takimi jak np. wideoweryfikacja uczestników, weryfikacja poprawności kwalifikacji głosu tajnego lub wymóg dostarczenie potwierdzenia oddania głosu. Najkorzystniej i najbezpieczniej jeśli wszystkie te funkcje funkcjonują w jednym zintegrowanym rozwiązaniu.
Nowelizacja ustawy, która dopuszcza możliwość organizacji obrad za pośrednictwem środków komunikacji na odległość, w dość niejasny sposób odnosi się do technicznych wymogów samego oprogramowania, wykorzystywanego w tym celu.
Według przepisów, aplikacja służąca do organizacji zdalnego posiedzenia powinno zapewniać dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich obecnych, którzy mają prawo zgłoszenia swojej wypowiedzi. Możemy założyć, że obowiązkiem jest zapewnienie odpowiedniego systemu, który pozwoli na jednoznaczną identyfikację tożsamości uczestników zgromadzenia, a także zapewni bezpieczeństwo wymiany danych.
Ze względu na wymogi k.s.h., które niejednokrotnie skupiają się na procedowaniu tajnych głosowań, dedykowane oprogramowanie musi zapewnić odpowiednie funkcjonalności, które umożliwią realizację tego typu procesów.
Organizując zdalne lub hybrydowe zgromadzenie akcjonariuszy, należy pamiętać o zasadach, które zawsze powinny być przestrzegane niezależnie od rodzaju zgromadzenia. Przede wszystkim należy do nich zasada równego traktowania akcjonariuszy, a także pełna przejrzystość organizacji i przebiegu zgromadzenia. Aby spełnić te wymagania, zaleca się spółkom wybór odpowiedniego oprogramowania, które umożliwi nie tylko bezpieczne prowadzenie zdalnych spotkań, ale także zapewni wszystkim uczestnikom łatwy dostęp do materiałów związanych z punktami porządku obrad, a także pozwoli na wygodną interakcję i wymianę poglądów
Ważnym elementem zgromadzeń wspólników lub akcjonariuszy jest weryfikacja kworum.
Zasady weryfikacji kworum na zgromadzeniach akcjonariuszy nie różnią się od tych, które stosujemy w przypadku zgromadzeń bezpośrednich. Zwykle zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, zgromadzenie akcjonariuszy jest ważne, jeżeli oddano na nim co najmniej połowę głosów przysługujących obecnym akcjonariuszom.
Zasada ta obowiązuje niezależnie od tego, czy zgromadzenie odbywa się na odległość czy osobiście. W celu uniknięcia wątpliwości, czy dana liczba głosów została rzeczywiście oddana, zaleca się stosowanie oprogramowania, które pozwoli na jednoznaczną i przejrzystą weryfikację tego faktu. Ważne jest aby system w sposób ciągły weryfikował warunek kworum, ponieważ w wypadku posiedzeń online liczba uczestników może się zmieniać (opuszczenie systemu przez uczestnika lub zerwanie połączenia internetowego).
Czy nowelizacja ustawy odnosi się jedynie do spółek kapitałowych?
Zasady związane z organizacją posiedzeń i obrad z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej będące efektem ustawy o przeciwdziałaniu COVID-19, zostały wprowadzone nie tylko z uwzględnieniem spółek kapitałowych, ale także wszystkich innych podmiotów prawnych.
Oznacza to, że tymi samymi zasadami powinny kierować się fundacje lub stowarzyszenia, które ze względu na obowiązujące restrykcję nie mają możliwości standardowego organizowania obrad oraz wprowadzania nowych uchwał. Jedyna zauważalna różnica to okres obowiązywania zasad związanych z możliwością organizacji zdalnych obrad. W przypadku spółek kapitałowych, zapisy regulujące ten obszar działania firmy są wprowadzone na stałe, podczas gdy inne formy prawne (na przykład stowarzyszenia) mogą korzystać z tych udogodnień jedynie na czas obowiązywania epidemii bądź stanu epidemicznego.
Artykuł powstał przy współpracy ze spółką privote sp. z o.o. ( https://privote.net ), polskim dostawcy usług posiedzeń i głosowań zdalnych oraz hybrydowych dla spółek KSH.
