Wydarzenia firmowe pełnią dziś wiele funkcji. Wspierają działania marketingowe, pomagają zbudować wizerunek specjalisty w branży, integrują pracowników i podnoszą ich kwalifikacje zawodowe. Jedynie nieliczne korporacje zatrudniają na stałe event managerów. Większość przedsiębiorstw i instytucji publicznych korzysta z usług zewnętrznych specjalistów. Branża eventowa wciąż się rozwija i osiąga coraz wyższe obroty. Jak powinna wyglądać profesjonalna organizacja wydarzeń firmowych? Poznaj kluczowe elementy udanych imprez, które zapiszą się w pamięci uczestników.
Dlaczego dobry brief jest tak ważny?
Doświadczeni specjaliści podkreślają, że najważniejszy jest brief, bo to właśnie on określa oczekiwania klienta. Jednocześnie wskazuje cele, jakie pragnie osiągnąć zleceniodawca oraz definiuje budżet. Niektóre firmy, które zgłaszają się do agencji eventowej, mają wstępną wizję wydarzenia. Należy uwzględnić wszystkie wyżej wspomniane elementy przy opracowywaniu scenariusza.
Szczegółowe informacje znajdziesz na stronie: https://emtg.pl/skuteczny-briefing/
Jak zintegrować oczekiwania zleceniodawcy i jego pracowników?
Przy planowaniu imprezy integracyjnej i tworzeniu jej konceptu warto poznać oczekiwania samych pracowników i podejść do nich z empatią. Jeśli pojawi się taka sposobność, należy z nimi porozmawiać. Następnie event manager integruje założenia zleceniodawcy z potrzebami jego pracowników. Może też czerpać z doświadczenia podwładnych swojego klienta, którzy wiedzą, jakie rozwiązania sprawdziły się w przeszłości, a jakie nie zdały egzaminu.
Kreatywny scenariusz eventu, który wnosi powiew świeżości
Scenariusz eventu powinien być kreatywny, a zarazem mieścić się w finansowych możliwościach klienta i spełniać wyznaczone przez niego cele. Kluczową rolę odgrywa wybór odpowiedniego miejsca, zapewnienie cateringu, atrakcji i ewentualnego konferansjera, który poprowadzi imprezę. Warto zwrócić uwagę także na oprawę estetyczną – oświetlenie, wizualizacje, kwiaty i inne elementy dekoracyjne. Niekiedy o wydarzeniu firmowym robi się głośno za sprawą zdjęć, które trafiły do sieci.
Kosztorys imprezy firmowej przedłożony klientowi do akceptacji
W oparciu o scenariusz wydarzenia opracowuje się kosztorys. Przedstawia się go klientowi wraz z wizją eventu. Gdy spotka się z jego akceptacją, strony zawierają umowę. Należy zadbać o to, aby jak najlepiej doprecyzować w niej kluczowe kwestie, w tym sposób rozliczenia (zaliczka, płatność z góry, płatność po imprezie).
Współpraca z podwykonawcami i ich nadzorowanie
Organizacja wydarzeń firmowych – wigilii pracowniczych, konferencji branżowych i wyjazdów integracyjnych wymaga zazwyczaj współpracy z podwykonawcami. Dobry event manager posiada własną sieć kontaktów, z której korzysta. Nie zwalnia go to jednak z konieczności podpisania umowy z każdym podwykonawcą, bo nawet sprawdzona firma potrafi zawieść. Realizację zadań zleconych innym podmiotom trzeba nadzorować, aby uniknąć przykrych niespodzianek.
Event manager musi być przygotowany na różne przeszkody i wykazywać się zdolnością szybkiego reagowania. Kiedy organizacja wydarzeń firmowych dobiega końca, przychodzi czas na rozliczenia. Event manager dopełnia obowiązki księgowo-formalne i przedstawia klientowi faktury, które dokumentują wszystkie poniesione koszty.
Organizacja wydarzeń firmowych – rozliczenie poniesionych kosztów
Organizacja imprez to dynamicznie rozwijająca się branża, w której wciąż pojawiają się nowe możliwości. Jeśli chcesz poszerzyć swoją wiedzę w tym zakresie, podnieść umiejętności lub poszukać inspiracji, zapisz się na szkolenie Event manager – planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym. Poprowadzą je praktycy, którzy mają wieloletnie doświadczenie w branży.
